Inhoudsopgave
De handleiding KOMAS/Factuur is onderverdeeld in een aantal hoofdstukken. Ieder hoofdstuk bespreekt een aantal samenhangende onderwerpen.
Inleiding |
Opbouwen bestanden |
Factureren |
Abonnementen |
Factureren
Nadat een order is gemaakt kan een factuur van de order worden gemaakt. Er wordt een journaalpost aangemaakt voor de boekhouding. Indien de factuur mag worden ge�ncasseerd doordat de klant een incassomachtiging heeft afgegeven wordt er ook direct een incasso opdracht aangemaakt.
Bij de relatiegegevens kan worden aangegeven hoe de klant de factuur wil ontvangen.
KOMAS/Factuur heeft de volgende mogelijkheden om een factuur te versturen:
- Op papier
- Via email als PDF
- Via email als UBL 2.0 factuurbestand (XML) en PDF
- Via email als UBL 2.0 factuurbestand met de PDF ingesloten
Factuurdatum
De datum die wordt opgegeven wordt als factuurdatum op de factuur afgedrukt. Deze datum wordt ook gebruikt als basis voor de berekening van een incassodatum als er een incasso opdracht voor de factuur moet worden aangemaakt.
Alleen via mail
Sinds 1 januari 2010 zijn in Nederland de regels over het toesturen van facturen via email versoepeld. Het is nu voor ieder bedrijf mogelijk om facturen via email te versturen, mits de ontvanger daarvoor toestemming heeft gegeven.
In KOMAS kan per relatie worden aangegeven of de facturen via email mogen worden toegestuurd. Het maken van facturen gaat in 2 stappen als er gebruik wordt gemaakt van het versturen van facturen via mail.
Indien er facturen via mail kunnen worden verstuurd zal de indicatie Alleen via mail worden aangevinkt door
het programma en zullen alleen de facturen, die via mail kunnen worden verstuurd, worden getoond.
Deze facturen kunnen dan worden aangemaakt, waarbij altijd wel om een printer wordt gevraagd. Hier zou de Print Spool
kunnen worden gekozen, omdat deze facturen niet daadwerkelijk worden afgedrukt.
De per mail te versturen facturen worden dan in PDF-formaat weggeschreven in de daartoe aangegeven map. Met functie 0111 Mail PDF facturen kunnen de facturen daadwerkelijk worden gemaild.
Nadat alle via mail te versturen facturen zijn verwerkt worden de facturen getoond, die niet via mail mogen worden verstuurd. Deze facturen kunnen nu worden verwerkt.
Het is ook mogelijk om de rubriek Alleen via mail uit te vinken. In dat geval worden alle facturen op papier afgedrukt.
Selectie
De orders die gefactureerd moeten worden kunnen op het scherm worden geselecteerd door een vinkje te plaatsen in de rubriek Sel van de order.
Alle orders kunnen in één keer worden geselecteerd door op de knop J te drukken boven de selectietabel.
Printen
Door op de knop Printen te drukken kunnen de facturen worden afgedrukt naar de gekozen printer.
Tijdens het maken van de facturen worden ook journaalposten voor de boekhouding aangemaakt en een incasso opdracht indien
dit bij de order is opgegeven.
Voor de facturen die kunnen worden gemaild worden opdrachten klaargezet om de facturen te mailen. Dit mail gebeurt met een aparte functie 0111 Mail PDF en UBL facturen.
Voorbeeld van een factuur