Inhoudsopgave
De handleiding KOMAS/Windows is onderverdeeld in een aantal hoofdstukken. Ieder hoofdstuk behandelt een aantal samenhangende onderwerpen.
Externe interfaces
KOMAS kan ook met een aantal externe partijen communiceren. Hiertoe zijn er interfaces gebouwd tussen KOMAS en de betreffende externe partij. De mogelijkheden daarvan worden hieronder beschreven.
eConnect |
BTW aangifte via Digipoort |
Speedbooks |
Aanmaken betaalbestand Elektronisch Bankieren
Met KOMAS kan een betand met betaalopdrachten worden aangemaakt dat in het programma voor Internet Bankieren van de diverse banken kan worden geïmporteerd.
Voordat daarwerkelijk een betaalbestand wordt aangemaakt zal KOMAS eerst een betaalvoorstel presenteren. Dit voorstel kan worden aangepast voordat wordt besloten om van de geselecteerde betalingen een bestand met opdrachten aan te maken.
Selecteren rekeningen
Allereerst dient de bankrekening te worden gekozen warvan de betalingen moeten worden gedaan. Het programma zal rekening houden met het actuele saldo op de rekening en de eventuele kredietlimiet bij het aanmaken van het betaalvoorstel.
De rubriek Vaste Betaaldatum geeft aan met welke betaaldatum het programma moet rekenen bij het aanmaken van het betaalvoorstel. Standaard zal dit de huidige datum zijn. Maar indien men enkele dagen vooruit een betaalbestand wil aanmaken kan hier een latere datum worden opgegeven.
Ook is het mogelijk om aan te geven of periodieke betalingen al dan
niet meegenomen moeten worden bij aan aanmaken van het
betaalvoorstel.
Optioneel kan worden aangegeven of het aangemaakte betaalvoorstel
slechts een beperkt aantal dagen vooruit mag kijken. Posten met een
vervaldatum later dan de systeemdatum + het aantal opgegeven dagen
zullen niet worden getoond.
Ook kan met een vinkje worden aangegeven of binnenlandse en/of buitenlandse betalingen moeten worden meegenomen.
Buitenlandse betalingen worden alleen meegenomen indien de buitenlandse relatie beschikt over een IBAN en de relatie uit de Eurozone komt.
Groepen
Op het tabblad Groepen is het mogelijk om alleen bepaalde groepen relaties te selecteren die moeten worden meegenomen bij het aanmaken van het betaalvoorstel. Standaard zullen alle groepen worden meegenomen.
Nieuw
Indien alle selecties zijn gemaakt kan met de knop Nieuw een betaalvoorstel worden aangevraagd. Het programma zal dan op basis van de Vaste Betaaldatum berekenen welke facturen en/of periodieke betalingen voor betaling in aanmerking komen, rekening houdend met het saldo en de eventuele kredietlimiet op de rekening.
Voor het bepalen van de vervaldatum van een factuur wordt het aantal kredietdagen gebruikt dat bij de relatie is opgegeven. Wordt daar niets opgegeven, dan wordt 31 dagen aangenomen.
Bij het aanmaken van een betaalvoorstel worden eventuele creditfacturen (in groen aangegeven op het scherm) verrekend met debetfacturen van dezelfde crediteur, tenzij bij de relatiegegevens is aangegeven dan dit niet mag.
Eventuele kredietbeperking wordt automatisch afgetrokken indien de
betaling plaatsvindt binnen de termijn waarop de kredietbeperking
mag worden afgetrokken.
Opmerking: Bij de berekening van de kredietbeperking wordt er van uit
gegaan, dat de kredietbeperking door de crediteur is
berekend over het goederenbedrag exclusief BTW en dat er volgens de
regels ook over de kredietbeperking BTW is berekend!
Wijzigen voorstel
Het betaalvoorstel kan worden gewijzigd door betalingen aan of uit te vinken, maar ook de datum waarop de betaling moet plaatsvinden kan nog worden aangepast door deze op de regel van de betaling te wijzigen. Ook het te betalen bedrag kan nog worden aangepast op de regel in het betaalvoorstel, zodat op die manier een deelbetaling kan worden gedaan.
Het betaalvoorstel kan desgewenst worden afgedrukt via de Print knop.
Opslaan
Het betaalvoorstel kan worden opgeslagen voordat daadwerkelijk een betaalbestand wordt aangemaakt. Als de functie daarna wordt verlaten en later weer wordt gestart, dan zal dit betaalvoorstel direct weer in beeld verschijnen en kan alsnog op basis van dit voorstel een betaalbestand worden aangemaakt.
Export
Het daadwerkelijk aanmaken van een betaalbestand gebeurt op het tabblad Export.
Batches
Wordt er gekozen om batches te laten aanmaken door KOMAS, dan worden de betalingen gebundeld per betaaldatum en zal later op het elektronisch bankafschrift van de bank één bedrag worden vermeld voor alle posten die op die dag betaald zijn.
Schrijven naar
Op deze plaats moet een map worden opgegeven waar het betaalbestand naar kan worden geschreven. Dit dient een map te zijn op de server waarop Caché wordt uitgevoerd.
Het is echter mogelijk om hier een lokale naam op te geven indien dit door de systeembeheerder in 4137 Systeeminstellingen is opgegeven.
In dat geval kan de naam van de map beginnen met de waarde in Naar gedeelde map gebruiker.
Een eventuele submap moet wel bestaan op de server.
Naamgeving
De naam van het betaalbestand dat door KOMAS wordt aangemaakt zal beginnen met SEPA, gevolgd door een oplopend volgnummer.
Indien de map waarin de bestanden worden opgeslagen wordt opgeschoond zal weer met volgnummer 00 worden begonnen.
Overzicht
KOMAS zal een verslag afdrukken bij het aanmaken van het betaalbestand. Hierop staan alle gegevens over het aangemaakte bestand: De betaalde posten en de datum waarop de betaling wordt uitgevoerd (agenda). Ook de verdeling in batches wordt getoond, het totaal te betalen bedrag en de aangemaakte bestandsnaam.
Betalingen onderweg
Nadat een betaalbestand is aangemaakt worden boekingen aangemaakt om de betaalde posten af te boeken. Het totaalbedrag van de betaalde batches wordt geboekt op de systeemrekening Betalingen onderweg. Wanneer de betaalde posten daadwerkelijk op het (elektronische) bankafschrift verschijnen dienen ze te worden afgeboekt van Betalingen onderweg.
Mail of fax
In bepaalde gevallen zal KOMAS een email aanmaken voor de ontvanger van de betaling. De mail zal een specificatie bevatten van de betaalde posten, die de ontvanger kan gebruiken voor het afboeken van in zijn administratie.
In de volgende gevallen zal een specificatie worden aangemaakt:
- Er wordt minimaal één creditfactuur verrekend
- Er wordt een gebundelde betaling overgemaakt
Er wordt een mail verstuurd indien er een emailadres bij de relatie bekend is. Als er bij de relatie een e-mail adres crediteuren bekend is zal de mail naar dat adres worden gestuurd, anders naar het algemen emailadres.