Inkoopkoppeling met KIMS of SIMS

Bij KOMAS gebruikers die ook gebruik maken van KIMS of SIMS zullen door de inkoopkoppeling met KIMS de gegevens van de inkoopfacturen die betrekking hebben op KIMS- of SIMS- orders in de KIMS database worden weggeschreven om te worden gebruikt in de nacalculatie van de orders.

Indien een grootboekrekening wordt ingevoerd waarbij in de rekeninggegevens is opgegeven, dat een KIMS referentie verplicht is, zullen twee extra rubrieken zichtbaar worden: Ordernummer en Referentie.

Ordernummer

Op deze plaats kan een ordernummer worden ingegeven dat aan de leverancier is doorgegeven. KOMAS zal dan in de KIMS database het bijbehorende referentienummer van de order proberen te vinden. Het ordernummer is niet verplicht.

Referentienummer

Hier dient het referentienummer van de KIMS order te worden opgegeven. Vanuit KIMS zal dan een overzicht worden opgehaald van alle artikelen van deze leverancier in de order. Mochten niet alle gezochte artikelen in de lijst voorkomen, dan kan door de rubriek Alle leveranciers aan te vinken het overzicht worden uitgebreid met de artikelen van alle leveranciers in de order.

Soort

De rubriek Soort staat standaard op Selectie om artikelen uit de order te kunnen afvinken. Maar met deze rubriek kan ook worden gekozen voor Overige baten/lasten of Overige montagekosten. In deze gevallen zal het bedrag in KIMS op die rubrieken worden geboekt.

Voorraad

Als de rubriek Voorraad wordt aangevinkt geeft men aan dat het om een voorraadboeking gaat.

Alle leveranciers

Normaal gesproken worden aleen de artikelen uit de KIMS order getoond waarvan het bestand in KIMS aan de opgegeven crediteur is gekoppeld.

In sommige gevallen kan het handig zijn om alle artikele van de KIMS order te zien. Dat kan door de rubriek Alle leveranciers aan te vinken.

Afvinken artikelen

In het overzicht met KIMS artikelen uit een order kunnen de artikelen die op de factuur staan vermeld worden afgevinkt om aan te geven dat er een inkoopfactuur van is ontvangen.
Wanneer alle artikelen zijn afgevinkt kan met de knop Opslaan worden aangegeven, dat de factuur kan worden opgeslagen. Op dat moment wordt gecontroleerd of het totaal van de aangevinkte artiklen (op basis van de inkoopprijs uit KIMS) overeen komt met het geboekte bedrag. Hierbij wordt een op te geven marge gehanteerd. Klopt dat niet, dan zal een melding worden gegeven.

Indien op Ja wordt geklikt zal het bedrag toch worden geaccepteerd. Wordt op Nee geklikt dan wordt de regel niet opgeslagen en kan de selectie worden aangepast.

Als er wordt gekozen voor de knop Memo zal er een memo bij de factuur worden vastgelegd met daarin de gegevens van het prijsverschil. Het prijsverschil wordt dan tevens geaccepteerd.

Direct aangepast

Op het moment dat een op deze manier geboekte regel wordt opgeslagen worden de gegevens direct in KIMS bijgewerkt, zij het met een voorlopige status. Pas als de inkoopfacturen in KOMAS zijn verwerkt zullen de inkoopgegevens definief zijn in KIMS.