Relaties

Met deze functie worden de stamgegevens van de relaties vastgelegd. Hier kunnen debiteuren en crediteuren worden aangemaakt, gewijzigd of verwijderd. KOMAS maakt geen onderscheid tussen debiteuren en crediteuren of andere relaties.

Nummer relatie

Wordt een bestaand nummer ingevoerd, dan worden alle gegevens van die relatie weergegeven.
Een relatie kan worden gezocht door op de Zoeken knop te drukken.

Een bestaande relatie kan ook worden opgezocht door het ingeven van een zoekcode, gevolgd door Enter.
Een zoekcode is opgebouwd uit de eerste vijf posities van de naam, direct gevolgd door de eerste vijf posities van de woonplaats. De zoekcode voor de heer Dubbelman uit Boekhoudstad is dus DUBBEBOEKH. Het is mogelijk om minder tekens te gebruiken. Geeft u alleen een B in, dan ziet u alle relaties waarvan de naam met een B begint. Het maakt bij de zoekcode niet uit of er kleine of grote letters worden gebruikt.
Indien er meerdere relaties zijn met de door u opgegeven zoekcode, dan volgt een lijst met de relaties die voldoen aan de zoekcode. Uit deze lijst kunt u de juiste relatie selecteren.

Een nieuwe relatie kan worden aangemaakt door een niet bestaand nummer in te voeren en op de knop Nieuw te klikken.
Het is echter ook mogelijk om KOMAS zelf een nieuw nummer te laten toekennen. Daartoe dit echter bij de functie Beheer bedrijf => Systeem Parameters bij de rubriek Eerst vrije relatienummer een nummer te worden opgegeven waar KOMAS mag beginnen om nummers uit te geven.
Bij het automatisch uitgeven van een nieuw nummer zal een bestaand nummer uiteraard worden overgeslagen.

Naam relatie

Geef hier de familienaam of hoofdnaam van de relatie in. KOMAS vormt van de eerste vijf posities van de naam, direct gevolgd door de eerste vijf posities van de woonplaats, een zoekcode. Hierdoor kan de relatie niet alleen op nummer, maar ook met deze zoekcode worden opgevraagd.

Voorvoegsel

Hier worden de voorletters of voornamen met de tussenvoegsels van de relatie ingevoerd. De hier ingevoerde gegevens worden altijd vóór het veld Naam relatie weergegeven of afgedrukt.

Postcode

De standaard invoerwijze voor een Nederlandse postcode is 4 cijfers, 1 spatie en 2 letters.

Voor een buitenlandse relatie dient de landcode vóór de postcode te worden ingevoerd in de voorm LD-9999 LL.
De landencodes dienen vooraf te worden gedefineerd met de functie Systeemdefinities => Muteren => 4501 Landencodes.

KOMAS kent een postcode tabel. Aan de hand van de ingevoerde postcode zal de bijbehorende plaatsnaam in de rubriek Woonplaats worden gezet.

Postbusnummer

Heeft uw relatie een postbusnummer, dan kunt u volstaan met het ingeven van alleen het nummer van de postbus. De tekst postbus kunt u achterwege laten, deze wordt automatisch afgedrukt.

Contactpersoon

Hier kan een contactpersoon bij de relatie worden ingevoerd en wordt binnen KOMAS gebruikt bij het afdrukken van etiketten en eventueel aanmaningen.

Telefoon

Hier kan het telefoonnummer van de relatie worden opgegeven. Het ingegeven nummer wordt gecontroleerd op bestaanbaarheid en kan op twee manieren worden ingegeven: (0184) 684542 of 0184-684542. KOMAS zal een telefoonnummer altijd tonen in de eerstgenoemde vorm. Een buitenlands nummer kan worden ingegeven door het te laten beginnen met 00.

Biccode 1

Hier kan een Biccode worden gekozen van de bank waarvoor later op dezelfde regel een IBAN nummer of banknummer wordt ingevoerd.

Deze rubriek dient te worden gevuld indien gebruik wordt gemaakt van SEPA betaalbestanden (Europese standaard).

IBAN 1 (of banknummer)

Het bankrekeningnummer van een relatie is nodig indien u met deze relatie elektronisch wilt bankieren. Ook indien u alleen maar ontvangt van de relatie wordt dit bankrekeningnummer gebruikt. Bij het verwerken van elektronische dagafschriften wordt in eerste instantie gezocht op dit bankrekeningnummer om de betreffende relatie te vinden en de openstaande posten van deze relatie te tonen.
Het bankrekeningnummer wordt gecontroleerd op bestaanbaarheid.

Indien een Biccode is ingevoerd zal het bankrekeningnummer automatisch worden omgerekend naar een IBAN nummer. Ook als nog niet van SEPA betaalbestanden gebruik wordt gemaakt mogen IBAN nummers worden ingevuld.

Indien de relatie uit een land komt waar geen gebruik wordt gemaakt van IBAN dienen meer bankgegevens te worden ingevuld. Hiervoor is een apart tabblad gemaakt: Buitenlandse Bank.

Indien de buitenlandse relatie wel een IBAN heeft kan deze op het tabblad Algemeen worden ingevuld en hoeft het tabblad buitenlandse bank niet te worden gevuld!

Biccode 2

Hier kan een Biccode worden gekozen van de bank waarvoor later op dezelfde regel een IBAN nummer of gironummer wordt ingevoerd.

Deze rubriek dient te worden gevuld indien gebruik wordt gemaakt van SEPA betaalbestanden (Europese standaard).

IBAN 2 (of gironummer)

In dit veld kan een tweede IBAN of een postbankrekeningnummer van de relatie worden ingevuld.

Indien een Biccode is ingevoerd zal het postbankrekeningnummer automatisch worden omgerekend naar een IBAN nummer. Ook als nog niet van SEPA betaalbestanden gebruik wordt gemaakt mogen IBAN nummers worden ingevuld.

Aantal Kredietdagen

Hier kan de betalingstermijn in dagen worden opgeven. Dit is de termijn waarbinnen uw relatie de aan hem uitgereikte facturen geacht wordt te betalen of waarbinnen u uw ontvangen facturen dient te voldoen. Bij de functie Elektronisch Bankieren wordt van deze informatie gebruik gemaakt.
Vult u deze rubriek niet in, dan zal KOMAS denken dat hier 30 staat.

BTW identificatienummer

Hier kan het BTW nummer van de relatie worden ingevuld. Vooral als het een buitenlandse relatie betreft, is het zeer belangrijk dat dit veld wordt ingevuld. Het BTW nummer dient altijd te worden voorafgegaan door een landcode (NL voor Nederlandse relaties).

Gecontroleerd op

Dit is de datum waarop het BTW identificatienummer voor het laatst is gecontroleerd. Volgens de regels dient dit voor buitenlandse relaties eenmaal per half jaar te worden herhaald.

De Europese Unie heeft een website beschikbaar gesteld waarmee BTW nummers online kunnen worden gecontroleerd: ec.europa.eu/taxation_customs/vies/

E-mail adres algemeen

Het algemene e-mail adres van uw relatie. Dit adres kan worden gebruikt om een overzicht via e-mail aan deze relatie te sturen.

Laatste mutatie

In deze rubriek wordt gemaeld wanneer en door wie de laatste mutatie op deze gegevens is gedaan.

Vast deel betaalkenmerk

In dit veld kunt u het gedeelte van het betaalkenmerk ingeven dat eigenlijk nooit verandert. U kunt daarbij denken aan het debiteurennummer dat u bij deze relatie heeft gekregen. Wat u in dit veld invult, zal bij het inboeken van de inkoopfacturen steeds worden vermeld bij het betaalkenmerk. Dit kan dan worden aangevuld met het factuurnummer.

Lengte betaalkenmerk

Indien de betaalkenmerken van deze crediteur altijd even lang zijn, kan hier de lengte van het betaalkenmerk worden opgegeven om bij het invoeren van een betaalkenmerk bij de functie Inkoopfacturen te kunnen controleren of een kenmerk van de juiste lengte is ingevoerd.

Rekeningnummer

Indien van een crediteur regelmatig inkoopfacturen worden ontvangen, die op dezelfde grootboekrekening moeten worden geboekt, dan kan dat nummer hier worden opgegeven. Bij het inboeken van inkoopfacturen van deze crediteur zal KOMAS dan dit nummer vast invullen in de rubriek waar het grootboeknummer moet worden ingevoerd. Het nummer kan bij de inkoopfactuur nog wel worden gewijzijgd.

Creditfactuur verrekenen

Hier geeft u aan of er in de module Elektronisch Bankieren bij het opstellen van het betaalvoorstel rekening gehouden mag worden met ingeboekte creditfacturen. Deze zullen dan automatisch worden verrekend met de te betalen facturen, waarbij het te betalen bedrag nooit negatief zal zijn.

Betalingen bundelen

Bij Elektronisch Bankieren kunt u kiezen of de betalingen aan uw relatie gespecificeerd of gecomprimeerd op uw dagafschrift worden vermeld. Hier kunt u aangeven of de betalingen moeten worden gebundeld.

Bij de functie Elektronisch Bankieren => Systeemopties EB kan een drempelwaarde worden opgegeven. Indien op een bepaalde dag meer dan de in de drempelwaarde opgegeven posten worden betaald aan de relatie, dan zullen deze posten worden gebundeld tot 1 post en zal de relatie een e-mail of fax uit KOMAS krijgen waarop staat vermeld welke posten zijn betaald.

Eén en ander zorgt ervoor dat er minder bankkosten behoeven te worden betaald.

Banknummer G rekening

Als u geen gebruik maakt van een KOMAS module om te factureren, hoeft u hier niets in te vullen. Wanneer u in de facturering gebruik maakt van de mogelijkheid om een gedeelte van het factuurbedrag te laten overmaken op een G rekening, dan dient hier het rekeningnummer van die G rekening te worden ingevoerd.

Kredietbeperking

Hier kan worden opgeven hoeveel kredietbeperking er mag worden afgetrokken bij een betaling binnen een op te geven aantal dagen. Er kunnen maximaal 3 verschillende mogelijkheden worden opgegeven.

E-mail adres crediteurenafdeling

Hier kan een e-mail adres van de crediteurenafdeling worden opgegeven. Indien gebruik wordt gemaakt van de optie om automatisch vanuit KOMAS e-mail te versturen, dan zal in het geval van een gebundelde betaling uit elektronisch bankieren een e-mail aan dit adres worden gestuurd indien dit veld is gevuld.

Marge inkoopfactuur

Bij een systeem waarbij gebruik wordt gemaakt van de KIMS<=>KOMAS koppeling verschijnt dit veld. In dit veld kan een percentage worden opgegeven dat wordt gebruikt om een eventuele afwijking tussen inkoopprijs in KIMS en inkoopprijs op de inkoopfactuur te signaleren.